Warum Email-Archivierung

Der Einsatz von Email-Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche technische, wirtschaftliche und rechtliche Vorteile.

• PDF - Warum E-Mail-Archivierung? - Eine Übersicht für Administratoren
• PDF - Warum E-Mail-Archivierung? - Eine Übersicht für die Geschäftsführung
• PDF- Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Rechtssicherheit

• Jegliche Email-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar 10 bis 20 Jahre aufbewahrt werde. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.
• Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
  Erfahren Sie mehr über die rechtlichen Aspekte der E-Mail-Archivierung »

Emails als Beweismittel

Emails und andere digitale Dokumente werden unter geltendem kantonalen Zivilprozessrecht mehrheitlich zu den Augenscheinobjekten gezählt, vereinzelt aber auch zu den Urkunden. In der voraussichtlich ab dem Jahre 2010 geltenden vereinheitlichten schweizerischen Zivilprozessordnung werden die digitalen Dokumente ausdrücklich den Urkunden zugerechnet. Für die Beweisführung mit Emails, wird sich damit aber nichts wesentliches ändern.**

Emails können daher jederzeit in elektronischer Form als Beweismittel vor gericht vorgelegt werden, wobei für die Eignung als Beweismittel nicht gefordert wird, dass diese durch den Aussteller elektronisch signiert sind.**

Steigerung der Produktivität

Zugriff auf archivierte Emails.
Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von Emails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch eine Email-Archivierung können Sie die Ressource "Email" für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen.

Schutz vor Datenverlusten

Wichtige Emails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes Email-Postfach. Eine Email-Archivierungslösung kann so sicherstellen, dass alle Emails, noch vor der Zustellung an die Anwender, archiviert werden können.

Dezentrale Emails und PST-Dateien sichern

Emails, die sich über unsichere PST-Dateien, Email-Clients oder externe Postfächer (IMAP, POP3, Hosted Exchange) verteilen, können mit  in ein zentrales Archiv überführt werden. Auf diese Weise können diese Daten zentral gesichert und durchsucht werden.